Gerenciando tu propio negocio "Los costos y KPI'S" Cuarta parte.

Controlar los costos es una de las tareas más importantes para cualquier gerente o emprendedor, ya que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio. 

Desde los costos fijos como la renta o los salarios de los empleados, hasta los costos variables como la materia prima o el transporte, es esencial tener un control preciso sobre cada gasto que se realiza en la empresa. 

En este post, exploraremos los diferentes costos y KPIs que un gerente o emprendedor debe controlar, y brindare consejos útiles para ayudar a mantener los costos bajo control y maximizar los beneficios.

Vamos al grano. 

1- Costos de inventario: este costo incluye el costo de comprar, almacenar y mantener el inventario.. 

Los KPI que pueden medir el desempeño de este indicador son el costo de inventario total, la rotación de inventario y el tiempo de espera de inventario. 

Estos KPIs son importantes porque pueden ayudar a determinar si tu negocio está manteniendo un inventario adecuado y si se está utilizando de manera efectiva.

2- Costos de personal: los costos de personal incluyen los salarios, los beneficios y otros gastos asociados con los empleados del negocio o empresa. 

Los KPI para medir el desempeño de este indicador son los costos laborales totales, el costo laboral como porcentaje de las ventas y la productividad del personal. De esta manera podrás  determinar si estás gastando demasiado en el personal y si tus empleados están trabajando de manera eficiente.

3- Costos de publicidad y marketing: este costo incluye el costo de cualquier publicidad o promoción que se realice para atraer clientes a tu negocio. 

Para medir  el desempeño de este indicador debes tomar el costo de publicidad total, el costo de publicidad como porcentaje de las ventas y el retorno de inversión de la publicidad. 

Asi sabrás si los esfuerzos de marketing están generando un retorno de inversión positivo.

4- Costos de alquiler y servicios públicos: los costos de alquiler y servicios públicos incluyen el costo de alquilar el espacio de la tienda y los costos de los servicios públicos, como la electricidad, el agua, internet etc. 

Los KPI para  medir el desempeño de estos costos son: el costo total de alquiler y servicios públicos, el costo de alquiler y servicios públicos como porcentaje de las ventas y el costo por metro cuadrado de la tienda, de esta manera se puede saber si el costo de la ubicación del negocio está justificado por las ventas y si están rentabilizando el metro cuadrado de manera eficiente.

5- Costos de reparaciones y mantenimiento: este costo incluye el costo de reparar y mantener el edificio y el equipo de la tienda o empresa. 

Los KPI para medir el desempeño de este indicador son el costo total de reparaciones y mantenimiento, el costo de reparaciones y mantenimiento como porcentaje de las ventas y el tiempo promedio entre fallas del equipo. Asi sabrás si se está gastando demasiado en reparaciones y mantenimiento y si están utilizando el equipo de manera efectiva.

En resumen, es importante que un gerente o emprendedor controle estos costos y utilice los KPIs correspondientes para evaluar su desempeño en cada área. Al monitorear y optimizar estos costos, los gerentes pueden asegurarse de que su tienda sea rentable y exitosa.

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Gerenciando tu propio negocio "Manejo de inventarios" y KPI'S Tercera parte.

Gerenciando tu propio negocio. "Como analizar las ventas y mejorar los resultados con KPI's" Segunda parte

En el mundo empresarial, el análisis de ventas es una práctica crucial para entender el rendimiento de un negocio y tomar decisiones basadas en datos y hechos para mejorar los resultados. En este post, exploraremos cómo utilizar indicadores de gestión para analizar las ventas y cómo interpretar los datos para identificar oportunidades de mejora. Con la ayuda de herramientas de análisis de ventas, los gerentes y emprendedores pueden obtener una comprensión clara de los patrones de venta, los comportamientos de los clientes y el desempeño de los productos o servicios que ofrece la empresa. Si está interesado en mejorar el rendimiento de su negocio, este post es una guía práctica que le ayudará a tomar decisiones informadas basadas en datos concretos.

Analiza los datos de ventas y crea indicadores de gestión (KPI'S). Hazlo para identificar patrones y tendencias en el comportamiento de compra de tus clientes. Utiliza esta información para tomar decisiones basadas en datos y hechos sobre tu negocio. 

Algunos de los datos de venta que debes analizar son:

1- Ventas totales: el análisis de las ventas totales te dará una idea del rendimiento general del negocio. Debes monitorear este indicador regularmente para evaluar el impacto de las estrategias de ventas y marketing que estás utilizando.

2- Ventas por categoría de producto: te ayudará a identificar qué productos se están vendiendo bien y cuáles no lo están.  Esta información te sirve para tomar decisiones sobre qué productos promocionar o descontinuar.

3- Ventas por día de la semana y hora del día: te dará una idea de cuándo es más probable que tu negocio esté más lleno o más desocupado. Esto te permitirá ajustar los horarios (turnos) de los empleados y las estrategias de marketing.

4- Ventas por cliente: te ayudará a identificar a tus clientes más valiosos y los productos que compran con más frecuencia. Con el conocimiento de esta información podrás crear programas de lealtad y ofrecer ofertas personalizadas para fomentar la repetición de compras.

5- Tasa de conversión: es el porcentaje de clientes que entran en la tienda y realizan una compra. Analizar esta métrica es importante evaluar el éxito de las estrategias de ventas y marketing que estás utilizando.

6- Valor promedio del ticket o factura de compra: es el promedio de compra por cliente. Cuando analizas esta métrica puedes identificar oportunidades para aumentar el valor promedio de la factura o ticket, de tal manera que puedas ofrecer productos complementarios o paquetes de productos.

7- Margen de beneficio: el margen de beneficio oargem bruto es la diferencia entre el precio de venta y el costo del producto. Analizar esta métrica te permitirá evaluar la rentabilidad de la tienda y tomar decisiones sobre la fijación de precios y la selección de productos.

8- Rotación de inventario: mide la frecuencia con la que se venden los productos en la tienda. Con esta Metrica podrás identificar los productos de bajo rendimiento que deben eliminarse y los productos de alto rendimiento que deben ser promovidos o mejor exhibidos 

Es muy importante crear indicadores de gestión para cada uno de los datos a analizar en tu negocio 

Aqui te dejo algunos KPIs qué puedes crear.

 KPIs Ventas 

1- Ventas totales: este KPI mide la cantidad total de ventas en un período determinado, permite  comprender el rendimiento general del negócio 

2- Ventas por cliente: este KPI mide el promedio de ventas por cliente, es decir cuánto gasta cada cliente en promedio en tu negocio.

3- Tasa de conversión: este KPI mide la proporción de visitantes de la tienda que realizan una compra. Una tasa de conversión alta indica que la tienda está convirtiendo visitantes en compradores de manera efectiva.

4- Ticket promedio: este KPI mide el promedio de ventas por transacción, este indicador le ayuda al Gerente a crear estrategias de ventas de productos de bajo valor para aumentar las ventas. 

5- Índice de satisfacción del cliente: este KPI mide la satisfacción del cliente a través de encuestas, comentarios y retroalimentación. Un alto índice de satisfacción del cliente indica que los clientes están satisfechos con la experiencia de compra y es más probable que regresen a la tienda en el futuro.

6- Margen bruto: Mide la rentabilidad de las ventas de la tienda, es decir, la cantidad de ganancias que quedan después de restar los costos de los productos vendidos. Un alto margen bruto indica que la tienda está vendiendo productos a un precio más alto que el costo y está obteniendo beneficios.

7- Ventas por empleado. Mide la cantidad de ventas realizadas por cada empleado durante un periodo de tiempo. Este indicado sirve para aumentar y mejorar la produ tividad de cada empleado. 

KPIs financieros:

1- Margen de beneficio: mide la cantidad de ganancias obtenidas por encima de los costos.

2- Retorno de inversión (ROI): mide el retorno de la inversión realizada en la tienda. 

2- Costo de adquisición de clientes (CAC): mide el costo de adquirir un nuevo cliente.

4- Flujo de caja: mide el flujo de efectivo generado por la tienda. Ejemplo: un flujo de caja positivo significa que se está generando más efectivo del que se está gastando.

KPIs operativos y logísticos:

1- Nivel de inventario: mide la cantidad de inventario disponible en la tienda.

2- Tiempo de entrega: mide el tiempo que transcurre entre la realización de una compra y la entrega del producto. 

3- Tasa de devolución: mide la cantidad de devoluciones realizadas en relación a las ventas totales. Ejemplo: una tasa de devolución del 5% significa que de cada 100 ventas realizadas, 5 fueron devueltas.

3- Nivel de satisfacción del cliente: mide el nivel de satisfacción de los clientes con la experiencia de compra. Ejemplo: una encuesta de satisfacción del cliente que arroja un resultado de 8 sobre 10 significa que los clientes están en su mayoría satisfechos con la experiencia de compra.

KPIs de recursos humanos:

1- Rotación de personal: mide la tasa de cambio de personal dentro de la tienda. Sirve para evaluar la estabilidad laboral y la capacidad de la empresa para retener empleados valiosos.

2- Índice de absentismo: mide la cantidad de días laborables perdidos debido a las ausencias de los empleados. Permite evaluar la puntualidad, la asistencia y la productividad de los empleados. 

3- Costo de contratación: mide el costo total de la contratación de nuevos empleados, incluyendo el costo de publicación de ofertas de trabajo, entrevistas y pruebas de habilidades. Con este KPI se evalua la eficiencia del proceso de contratación y su rentabilidad. 

4- Tiempo promedio de contratación: mide el tiempo que se tarda en contratar a un nuevo empleado, desde el momento en que se publica una oferta de trabajo hasta que el empleado comienza a trabajar en la tienda. Sirve para evaluar la eficiencia del proceso de contratación y su efectividad en la contratación de personal calificado.

4- Índice de satisfacción laboral: mide el nivel de satisfacción general de los empleados con su trabajo, sus responsabilidades y la cultura laboral de la tienda. Evalua la efectividad de la gestión de recursos humanos en la creación de un entorno laboral positivo.

6- Tasa de capacitación: mide la cantidad de empleados que reciben capacitación en un período determinado. Sirve para evaluar la eficacia del programa de capacitación de la tienda y la preparación de los empleados para enfrentar nuevos desafíos en el trabajo. 

7- Índice de productividad: mide la cantidad de trabajo que se completa por hora de trabajo de los empleados. Sirve para evaluar la eficiencia y la efectividad de los empleados en su trabajo. 

En conclusión, es fundamental para cualquier gerente establecer KPI's para medir su desempeño en cada una de las áreas al Interior del negocio. 

Los KPI's adecuados permiten a los gerentes y emprendedores de un negocio monitorear y analizar el rendimiento del mismo en términos de ventas y, por lo tanto, tomar decisiones basadas en datos y hechos sobre cómo mejorar y crecer el negocio. 

Al enfocarse en los KPI's correctos, un gerente o emprendedor puede establecer metas realistas y medir su progreso hacia esas metas. Además, los KPI's también pueden ayudar a identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento, lo que es esencial para mantenerse competitivo en el mercado actual. 

En resumen, la implementación efectiva de KPI's en cualquier negocio es crucial para su  éxito y el crecimiento. 

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Cómo promocionar y hacer crecer tu propio negocio. Primera parte.

 

Como emprendedor o Gerente de un negocio, afrontas una gran cantidad de retos todos los días. Desde manejar al personal hasta mantener el inventario actualizado.

Pero, ¿cuáles son los retos más comunes que  debes enfrentar? En este post, exploraremos uno de los 10 retos principales que todo gerente y  emprendedor debe conocer. 

Si estás emprendiendo un negocio o ya lo tienes, sigue leyendo para descubrir cómo puedes mejorar tus habilidades para enfrentar los desafíos que este te trae día a día.

En los siguientes post, te voy a enseñar cómo gerenciar un negocio de principio a fin y en  cualquier categoría de productos. Lo haré en varias entregas continuas. 

Empecemos con las promociones y descuentos. 

Las promociones y descuentos son una excelente manera de atraer a más clientes a una tienda y aumentar las ventas. Tanto las tiendas grandes como las pequeñas pueden implementar promociones y descuentos de manera efectiva para atraer a más clientes y aumentar su base de clientes leales. 

A continuación te dejo algunas de las promociones más efectivas y ganadoras. 

1- Descuentos por tiempo limitado: 

Ofrecer descuentos en productos seleccionados durante un período de tiempo limitado es una forma efectiva de atraer a los clientes a la tienda Puedes ofrecer un descuento del 20% o 40% en una selección de productos durante un fin de semana determinado preferiblemente en las fechas cuando la gente tiene dinero porque recibieron sus salarios. 

2- Descuentos por primera compra: 

Ofrecer un descuento exclusivo para los nuevos clientes es una forma efectiva de atraer a nuevos clientes y aumentar la base de clientes de la tienda. Puedes ofrecer un descuento del 10% o 20% en la primera compra de un nuevo cliente.

3- Ofertas especiales: 

Las ofertas especiales son una excelente manera de atraer a los clientes a la tienda. Ofrecer un "compra uno y lleva dos" o "compra uno y lleva el segundo producto a mitad de precio" cuando hagas este tipo de ofertas te  recomiendo negociar parte o el total de los  descuentos, con los proveedores, esto con el fin de no afecta la utilidad bruta de tu negocio. 

4- Programas de lealtad: 

Los programas de lealtad son una excelente manera de mantener a los clientes existentes comprometidos con la tienda y aumentar la frecuencia de las compras. 

Ofrecer puntos de recompensa por cada compra y permitir que los clientes canjeen los puntos por descuentos productos o servicios. También es una buena opción entregar descuentos por el día del cumpleaños o por referir nuevos clientes. 

5- Descuentos en temporada: 

Ofrecer descuentos en productos seleccionados en temporada del calendario comercial como día del padre de la madre, vacaciones etc. 

6- Ofertas de paquetes: 

Las ofertas de paquetes es una forma efectiva de aumentar el valor de compra de los clientes. Puedes ofrecer una oferta en la que los clientes pueden comprar un producto seleccionado y obtener un segundo producto complementario con un descuento del 40%  hasta el  60% 

7- Descuentos de fin de temporada: 

Ofrecer descuentos en productos seleccionados al final de la temporada es una forma efectiva de vender productos que no se vendieron durante la temporada. Por ejemplo, puedes ofrecer descuentos en trajes de baño al final del verano, igual puedes hacer con la navidad, temporada escolar, etc. 

8- Descuentos por volumen: 

Ofrecer descuentos por volumen es una forma efectiva de atraer a clientes que compran grandes cantidades de productos.  Ofrecer un descuento del 10% en compras superiores a $500.000 es una buena opción. 

PROMOCIONES ONLINE

Nunca olvides las promociones online. Aquí te dejo las principales qué puedes implementar. 

 

1.Descuentos por tiempo limitado: 

Ofrece descuentos especiales por un período específico de tiempo esta estrategia puede ayudar a aumentar la urgencia y la emoción de los compradores en línea para comprar.

2. Ofertas de envío gratuito: 

Ofrece envío gratuito a los clientes que cumplan con ciertas condiciones, como un valor mínimo de compra o una ubicación geográfica específica. Esto ayuda a  aumentar la tasa de conversión y reducir el abandono del carrito de compras.

3. Cupones de descuento: 

Ofrece a los clientes códigos de descuento que pueden aplicar al realizar una compra. De esta manera se  aumenta la lealtad del cliente y fomenta la repetición de compras.

4. Regalos con la compra: 

Ofrece un regalo gratuito o descuento en la próxima compra a los clientes que realicen una compra durante una promoción específica. Con esta acción ganas la  satisfacción del cliente y su recompra. 

5. Programas de lealtad: 

Ofrece incentivos especiales, descuentos y recompensas a los clientes que realizan compras frecuentes. De esta manera se  aumenta la lealtad del cliente y la repetición de compras. 

6. Ofertas de paquete: 

Ofrece descuentos especiales a los clientes que compran varios productos juntos.  Esta técnica ha demostrado el aumento del valor promedio de la factura y fomenta la compra de múltiples productos.

7. Ventas flash: 

Ofrece descuentos especiales en productos seleccionados durante un período de tiempo corto. Con esta Estrategia logras aumentar la urgencia y la emoción de los compradores en línea para comprar.

8. Promociones basadas en temporada: 

Ofrece promociones especiales durante vacaciones, fechas conmemorativas, temporada alta, eventos especiales, o las fechas del calendario comercial de tu país, para atraer la atención y aumentar la emoción de los compradores en línea.

Para ejecutar estas promociones y descuentos en tu tienda, debes ser estratégico en la implementación. 

Planificar con anticipación y asegurar que los clientes estén informados de las promociones y descuentos disponibles. 

Utiliza tu sitio web, correo electrónico, redes sociales, volantes en la tienda, etc.

Asegúrate que los descuentos y promociones no afecten demasiado tus márgenes de ganancia, calcula los costos asociados con la implementación de cada promoción y descuento para que sean rentables, no olvides pedir ayuda a tus proveedores con los descuentos y las promociones para no afectar tus márgenes de utilidad.

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10 Frases que los empleados no deberian decir a sus clientes

Cuando hablamos de servicio al cliente, estamos al frente de una gran oportunidad de relaciones a largo plazo y por ende de una magnifica venta, sin embargo no siempre es así, siempre hay alguien que hace las cosas al revés y termina afectando la reputación de la marca o el negocio.

Bueno todos hemos recordado frases comunes y corrientes que en algún momento se han vuelto famosas, como por ejemplo "usted no sabe con quien se metió". Resulta que los que hemos trabajado en el retail escuchamos a menudo en los pasillos de los supermercados frases pronunciadas por algunos empleados que francamente espantan a cualquier cliente.

Me tome el tiempo para recopilar aquellas frases que hicieron y siguen haciendo historia en los supermercados, tiendas y comercios en general .
Vale la pena dejarlas consignadas en este post para que entre todos logremos educar y motivar comercialmente a nuestros subordinados

Top10. No señor ese producto no lo vendemos aquí.
Top 9.  Pregúntele a mi compañero, yo no soy de esa  marca.
Top 8.  Esta agotado porque no le han pagado al proveedor.
Top 7.  Es que yo soy nuevo.
Top 6.  Sin la factura no le podemos hacer cambios.
Top 5.  Señor debe estar llamado para saber si su garantía ya esta lista.
Top 4.  La mercancía en promoción no tiene cambio.
Top 3.  Con mucho gusto le hago el favor
Top 2.  Y usted si compro ese producto aquí?
Top 1.  No lo tenemos, pero lo consigue en la competencia.

 Que frases ha escuchado de sus colaboradores como respuesta a la solicitud  de un cliente?

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12 conceptos básicos de logística que no se deben olvidar

Existen diferentes definiciones de logística que se ajustan según su aplicación específica en un segmento determinado. Hay una definición que integre los diferentes escenarios que se presentan en una cadena productiva, y que ha sido adaptada de concepto emitido por el Councel of Logistic Management (1986):

Logística es el proceso de planificación, implementación y control eficiente del flujo de materiales y/o productos terminados, así como el flujo de información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de destino, cumpliendo al máximo con las necesidades de los clientes y generando los mínimos costos operativos.

Conceptos básicos de logística

1. Almacenaje: Es la actividad de mantener un stock o inventario de materiales o productos terminados en un almacén o bodega . Esta gestión es muy importante en la logística porque determinará el nivel de flujo de mercancias y por lo tanto influirá en el costo total de cualquier operación. 
2. Cadena Logística: Es el proceso continuo de flujo de mercancias e información entre proveedores y clientes. En la cadena logística se establecen las diferentes etapas y operadores que se requieren e intervienen para que los productos se entreguen en el momento y lugar indicado. (Just in time) Esta requiere de planeación y debe ser monitoreada en términos de tiempo e información suministrada entre proveedor y cliente o cliente y proveedor.
3. Compras: Es la gestión de aprovisionamiento de materiales y se puede definir como una primera etapa dentro de una cadena logística. incluye no solo las materias primas sino también otros recursos necesarios para la producción, como empaques, infraestructura y servicios, entre otros. 
4. Costos operativos: Son los costos que se generan durante todo el proceso logístico. Son determinados por el canal o canales de distribución que adopte cada organización para cada una de sus líneas de negocio. Los costos operativos usualmente no agregan valor al producto y se trasladan al cliente final en el precio de venta. Sin embargo, una buena planeación puede influir dramáticamente en la disminución de los costos y trasladar ese menor valor al producto final para lograr mayor competitividad.
5. Distribución: Es el proceso de entregar los productos terminados a clientes o puntos de venta. La actividad de distribución está influenciada en gran parte por el tipo de producto, ya que debido a sus características físico-químicas o su mercado objetivo, el canal de distribución escogido deberá adaptarse a sus necesidades de manejo, transporte, almacenaje y tiempos de entrega. 
6. Flujo de materiales: Es el manejo físico de los materiales y/o productos terminados, desde el proveedor hasta el cliente final, pasando por las diferentes etapas como producción, ensamble, almacenaje, distribución y venta.
7. Flujo de información: Se refiere al manejo que se da a la información que se genera durante el flujo de materiales. Esta información regularmente viene desde el cliente o mercado hacia el proveedor y acompaña cada uno de los procesos de la cadena logística. Esta información es clave para la toma de decisiones.
8. Producción: Es el proceso de transformación de los materiales en productos terminados.  La producción compromete en cualquier caso la intervención de mano de obra, empaque, adaptación, control de calidad y servicios públicos.
9. Punto de destino: Se refiere al punto en que se entregan los materiales o productos terminados a los clientes. Entendiéndose como cliente el comprador dentro de la cadena, y no necesariamente el consumidor final. Se asume que es el punto final de la cadena logística para efectos de planeación y costeo.
10. Punto de origen: Logísticamente hablando es el punto de salida de los materiales o productos terminados una vez han sido dispuestos para la venta a los clientes. Entendiéndose como cliente el comprador dentro de la cadena, y no necesariamente el consumidor final. Este punto de origen puede ser la planta de producción o el almacén, según la infraestructura con que se cuente. Es el punto inicial de la cadena logística para efectos de planeación y costeo. 
11. Stock: También conocido como inventarios disponibles, es el nivel de existencias de materiales o productos terminados en una planta o almacén. Se asume que ese producto está totalmente disponible para su uso o despacho inmediato. 
12. Ventas: Es la gestión de comercializar los productos terminados en el mercado. Aunque la venta es una actividad que implica cerrar o concretar una negociación, se debe considerar que la venta no se cumple en su totalidad hasta que el material o producto terminado no se le entrega físicamente al cliente. y esto hace parte de la cadena logística.

Una exitosa operación logística debe estar sustentada por el departamento de Servicio al cliente. De hecho en muchas organizaciones el área de Servicio al cliente es el punto de conexión entre las diferentes áreas que interfieren en el proceso logístico.

El departamento de Servicio al cliente es la imagen de la empresa ante sus clientes lo cual indica el grado de importancia de su buen desempeño y la fluidez con que maneje la información. 

Además, el rol de servicio al cliente no siempre se limita a soportar el proceso de venta, sino que se extiende a la postventa y en algunos casos a la preventa, especialmente cuando reciben llamadas de clientes nuevos.

Las tareas de un Departamento de servicio al cliente incluyen:

1. Recepción de llamadas
2. Envió de muestras
3. Solicitud o envió de documentación
4. Entrada de pedidos y seguimiento
5. Manejo de operadores
6. Manejo de reclamos

La sumatoria de todas estas funciones tienen como fin un resultado muy relevante dentro de una organización. ¿Por qué?

1. Satisface las necesidades de los clientes, razón de ser de cualquier negocio
2. Es la diferencia respecto a los competidores
3. Exige el rendimiento de toda la organización para cumplir con lo ofrecido
4. Es fuente primaria de información respecto al mercado

Sin embargo, así como el departamento de servicio al cliente puede agregar valor a la operación logística, tambien puede reflejar las deficiencias de la organización. 

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