EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Al diseñar un cuadro de mando integral debemos tener claros cuales son los objetivos que se persiguen, que básicamente son dos.

Que sea un medio para verificar el estado de la empresa a nivel corporativo, departamento, unidad de negocio tanto en el momento actual como en su trayectoria futura.

Que transmita lo que va mal en forma muy rápida y sencilla destacando aquellos indicadores en los que el resultado no está en línea con lo esperado para que la atención recaiga sobre ellos. Sin olvidar el análisis de los indicadores que cumplen los objetivos previstos.

El cuadro de mando integral debe mostrar las siguientes características:

Facilitar la información primero resumida con avisos, colores o letras.

Cada indicador debe ser mostrado de la forma más adecuada.

La información ha de ser muy visual, debe alertarnos fácil y claramente sobre la existencia de un problema.

Debe informarnos sobre si mejoramos o empeoramos, es decir analizar la evolución.

Conocer las tendencias futuras en función de los resultados obtenidos.

Debe tenerse mucho cuidado con el exceso de alertas: si hay demasiadas el usuario puede tener muchas dificultades de interpretación.

Debe ser lo suficientemente flexible  para que la información sea adaptable a diferentes tipos de usuario.

Todo sistema de medición que utilicemos en la organización deben ayudarnos a:

• Comunicar los objetivos estratégicos.
• Comunicar las metas a conseguir.
• Identificar los problemas y oportunidades.
• Diagnosticar los posibles problemas.
• Entender si los procesos son eficientes.
• Medir las responsabilidades y su atribución.
• Identificar nuevas iniciativas y acciones necesarias.
• Medir los comportamientos de los responsables.
• Integrar la compensación con la actuación.
• Medir los procesos que funcionan correctamente para luego replicarlos a otras  unidades de negocio.

Manejas un cuadro de mando integral para monitorear los resultados de tu unidad de negocios?

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31 PUNTOS DE CONTROL EN TU TIENDA PARA SER EXITOSO

Una de las tareas mas importantes de un Gerente de tienda es asegurar que cada cosa este en su lugar, es decir garantizar  los momentos de verdad en el punto de venta, bien lo dijo Peter F. Drucker "Lo que no se mide no se controla y lo que no se controla no se mejora". 

El siguiente es el listado de los puntos de control que se deben tener en cuenta antes de la apertura de la tienda al publico.

1. Revisar la imagen corporativa de la tienda.
2. Garantizar la presentación, limpieza y organización de la tienda y de los productos ofrecidos.
3. Controlar la imagen y presentación de los concesionarios al interior de la tienda.
4. Verificar la publicidad de la tienda y y garantizar su actualización.
5. Coordinar el desarrollo de dinámicas comerciales definidas por el área de mercadeo.
6. Verificar el cumplimiento de normas, principios, zonas y señalización de las bodegas y cavas.
7. Garantizar el montaje de pedidos y recibo de mercancías.
8. Revisar los indicadores de gestión de la tienda.
9. Realizar la reunión  diaria con el grupo directivo.
10. Revisar el correcto desarrollo de quienes hagan de encargados de la tienda.
11. Garantizar el buen servicio al cliente en el punto de venta y en la zona de cajas.
12. Aprobar las ordenes de compra que se generen.
13. Autorizar las transferencias o traspaso interno de mercancía. (Factura interna)
14. Garantizar la respuesta oportuna a las PQR realizadas por los clientes.
15. Garantizar la correcta prestación de de domicilios a los clientes.
16. Revisar el cuadro de cifra de ventas diarias por hora.
17. Verificar la aplicación de los inventarios cíclicos de mercancía.
18. Garantizar el cumplimiento de las normas establecidas por los entes de vigilancia y control. (SIC, Secretaria de salud)
19. Validar las actualizaciones de las carteleras de información corporativa al personal interno.
20. Analizar el resultado de los indicadores de productividad.
21. Revisar el resultado del chequeo de precios realizado a la competencia.
22. Realizar el Comité Comercial.
23. Realizar el comité Antimerma.
24. Control al desarrollo de la gestión realizada frente a las averías y mermas.
25. Validar el arqueo realizado a la caja menor.
26. Verificar la elaboración y publicidad de planes de seguridad, la  entrega y uso de elementos de seguridad industrial.
27. Verificar la organización y limpieza de la bodega de herrajes.
28. Verificar la limpieza iluminación y despeje de las zonas de parqueadero.
29. Revisar la planeación y seguimiento de los puntos de control de los Jefes de departamento y Jefes del área de Servicios.
30. Validar la malla de turnos diariamente.
31. Definir el objetivo del indicador de productividad de la linea de cajas.

Que otros puntos de control crees que son necesarios en el día a día de una tienda para garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos por la compañía?

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EXPEDIENTE RETAIL RELATOS SALVAJES

Que es lo  que tiene el retail que a muchos enamora y a otros enloquece? bueno de eso quiero hablar en este post.

El retail tiene tanto de ancho de como de fondo, Por un lado están las mercancías, las tecnologías, el dinero, las personas y la operación, cada una de estas variables es fundamental a la hora de lograr buenos resultados. Curiosamente en esta industria puedes pasar de héroe villano de la noche a la mañana, quiero compartir  algunos  casos que he visto a lo largo de esta bella profesión. 

Un Gerente exitoso con 25 años de experiencia en una cadena minorista  muy conocida en el país, fue despedido por querer  vender mas, la razón hizo un procedimiento ingenuo que no estaba en el manual de operaciones y pago caro su error. "No hagas suposiciones"El retail no perdona!!

El mas reciente lo protagonizo el Gerente de una tienda de productos para la construcción y mejoramiento del hogar dejo salir el niño malo que todos tenemos y se agarro a puños con un taxista justo frente a la tienda que gerenciaba, infringió  los valores de la compañía y tuvieron que decirle hasta vista baby. "Un verdadero líder debe estar en control". El retail duele!!

El Gerente de Operaciones de una Compañía chilena minorista que opera en Colombia luego de ver el resultado del inventario anual que se inicio a las 10 de la noche y termino a las 11 a.m. del día siguiente, al ver el resultado del inventario que estuvo por debajo del 0,7% dijo: tienes un año más de contrato. "Haz siempre tu mejor esfuerzo" El retail te premia !!

El Gerente y accionista de una franquicia que recientemente fue vendida a uno de los  minorista mas grandes de  Colombia. Un día tomo la decisión de venderle todos los activos por una módica suma, pero olvido un detalle no incluyo en la negociación a sus empleados, Esto le significo pagar una cuantiosa indemnización y dejar sin empleo a 54 personas. "Liderazgo significa que a una persona se le confío la autoridad por su capacidad, sabiduría y competencia". El retail paga !!

Conoces alguna historia de Gerentes que hayan  caído en combate trabajando en retail?

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UNA ESTRATEGIA PARA LOS MEDIOS DE PAGO

Para cualquier minorista los medios de pago son la garantía para asegurar una buena cuota de ventas y de mercado, sin embargo  no todos los Actores que juegan en este campo sacan provecho de Ello y pierden.

Según el mas reciente estudio 2014 de la firma Tecnocom y AFI (Analistas Financieros Internacionales) dice que en Colombia hay 12.3 millones de tarjetas de crédito, de las cuales el 17.5% lo manejan las grandes superficies, es decir que aun hay mucho mercado Por ganar.

La razón es sencilla, si se trata de vendedor hay que darle al consumidor todas las opciones de pago, y todos en las tiendas las  tienen conocer, el departamento de Marketing debe garantizar una buena comunicación de los diferentes medios de pago y campañas promocionales para incentivar el uso de estos medios de pago.

Es importante llevar un indicador de ventas por medio de pago de manera que se pueda medir y desarrollar alianzas con los bancos para hacer crecer el uso de las tarjetas débito y crédito, generalmente los banco ofrecen descuentos hasta el 40% para compras en secciones especiales de la tienda de acuerdo con la temporada y ese descuento es negociado, generalmente el banco asume el 100% o un porcentaje a cambio el detallista debe colocar un numero determinado de Plásticos en la un Periodo determinado.

Que Promoción se te ocurre que se puede hacer utilizando con inteligencia los medios de pago plásticos?

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10 FACTORES QUE AFECTAN EL NIVEL DE INVENTARIOS

Tener un Nivel de Inventarios adecuado y sano requiere de experiencia, conocimiento y responsabilidad dado lo que representa para la organización.

A continuación enunciare una lista de 10 razones por las cuales se pueden presentar errores en las compras por acciones generadas desde este departamento.

1. Compras contra alza: Generalmente estas se presentan en productos de alta rotación y su incremento de precios es significativo, pueden generar un aumento adicional en las utilidades  de acuerdo con la duración y el momento de fijar los nuevos precios de venta al público (PVP) Aquí se aumenta el inventario y se  afecta directamente el flujo de caja de la Organización.

2. Compras por escasez: Se presentan cuando hay escases de materias primas, modernización de plantas del proveedor, fusiones de empresas, cambios  de presentación de productos, entonces hay que comprar en cantidades muy superiores a lo que se compra en un periodo normal de esos productos que son indispensables para el surtido de la tienda, pero al final afectan el nivel de inventarios. 

3. Descuentos adicionales por volumen:   Los proveedores en sus planes promocionales ofrecen atractivos descuentos que se deben capitalizar muy bien haciendo un análisis de la rotación, existencia y consumo promedio de productos.

4.     Calendario promocional: La dinámica del mercado, la agresividad comercial de la Competencia y las actividades propias programadas por los proveedores implican programar compras adicionales para atender con normalidad las ventas durante un evento comercial  y satisfacer la demanda adicional  que se presenta en el periodo. 

5.     Disminución de las Ventas: Es frecuente que los minoristas se vean afectados por la baja en ventas por razones externas como paros de camioneros, medidas gubernamentales, acciones de la competencia, huelgas, marchas, desempleo, fluctuaciones del dólar etc. El problema aquí radica en que los responsables de compras sigan comprando sin analizar los factores que están afectando la demanda.

6.  Mercancías de temporada sin derecho a devolución: Las grandes temporadas como la escolar, Padres, madres, navidad y otras, representan una gran oportunidad de venta y obtención de utilidades para cualquier negocio de venta detallista. Sin embargo cuando se compran grandes cantidades sin haber negociado con el proveedor derecho a devolución, descuentos adicionales, amarres de producto o traslados de mercancía. Se corre el riesgo de quedarse con altos inventarios que se vuelven obsoletos y al final hay que venderlos a precio de  liquidación y afectan el resultado financiero de la organización.

7.     Márgenes de utilidad y precios de competencia: Cuando los productos se deben trabajar con márgenes muy bajos en comparación con otros de la misma categoría por efecto de precios de la competencia y sus ventas no son muy significativas, es recomendable reducir su área de exhibición o aplicar Category Management para mejorar la rentabilidad de la categoría. 

8.    Presiones de los mercaderistas del proveedor: Cuando el personal de compras no es lo suficiente preparado y se muestra débil para saber manejar la presión que ejercen vendedores y mercaderistas terminan aceptando y colocando pedidos de mercancía que no se necesitan. Esta práctica se repite una y otra vez cuando se acerca el fin de mes y los proveedores necesitan cumplir con su presupuesto de ventas.

9. Áreas de Bodegaje: Una bodega o depósito en desorden sin señalización, sin iluminación, sin herramientas adecuadas, sin un buen control sobre el personal encargado de la operación, se convierte multiplicador de gastos como resultado del mal manejo de los inventarios.

10. Indelicadezas del personal de compras: Aceptar regalos, aun cuando tengan el consentimiento de la Alta Dirección generan un compromiso con los proveedores. El resultado muchas veces es la compra de Productos Por encima de los días de inventario generando sobre stock.

¿Qué otros factores crees que afectan el nivel de inventarios en tu organización?

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PORQUE SEGUIR INVIRTIENDO SI EL MARGEN ES BAJO?

Los KPIs (Key Performance Indicators)  facilitan  estudios comparativos de Benchmarking interno y externo. Permiten el seguimiento constante y permanente  del desempeño de las operaciones desde la tienda hasta el nivel corporativo, de las categorías y lineas de producto.

Dos son los indicadores (KPIs) a tener una en cuenta: los financieros y los no financieros.

INDICADORES NO FINANCIEROS. Son Indicadores cualitativos, que se constituyen en grandes aliados de las Organizaciones Interesadas en la mejora continua y en desarrollar ventajas Competitivas.

• Cobertura de Mercado: Cuota de mercado (Participación de Mercado) y SOV (Participación de  publicidad).
• Posición competitiva relativa: Índices de satisfacción, Indices de precios, medidas de calidad relativa de producto o servicio.

INDICADORES FINANCIEROS. Son los que permiten medir la estabilidad, la capacidad de endeudamiento, el rendimiento y las utilidades de la organización. 

• Generación de valor económico: Rentabilidad, flujo de caja, productividad de los recursos.
• Potencial de crecimiento. Ventas: ganancias, activos.
• Riesgo Financiero. Apalancamiento.
• Rentabilidad directa del Producto: Margen bruto -  Costos directos = DPP (Direc product profit)

Cuales serian entonces las prioridades?

• Generar altas tasas de retorno Sobre la inversión (ROA y ROE)
• Asegurar el crecimiento del negocio (ROE)
• Hacerlo de forma sostenible después de dividendos (ROE)

Para lograrlo se dębe Poner especial Atención en:

• Gestión Eficiente de los margenes (Precios y control de gastos)
• Gestión eficiente de los activos y la productividad.
• Sana gestión financiera y capitalización.

Ahora que lo tienes mas claro que podríamos hacer si nuestros margenes son bajos y queremos ser competitivos y crecer?

Lo primero seria optimizar el surtido y las categorías, el Category Management es una buena herramienta para lograrlo, luego minimizar Inventarios de manera inteligente el pareto 80-20 es una buena opción, negociar con proveedores costos, margenes y plazos buscando siempre que sean rentables, sostenibles y Competitivos.
En conclusión es importante alinear la compensación en cada nivel jerárquico con los KPIs deseados:

¿Que has  hecho con el inventario?

¿Que has  hecho con la tienda?

¿Que has  hecho con la gente?

Lo mas importante al final del día es el surtido, el secreto de las ventas.

Crees que la disciplina de trabajar con indicadores de gestión ha mejorado tu Capacidad de decisión y el logro de buenos resultados?

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